Kỹ năng tổ chức thực hiện QĐQL của Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) xã, phường được hiểu là sự vận dụng tri thức về phương thức tổ chức thực hiện QĐQL phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh cụ thể nhằm thực hiện có kết quả các mục tiêu đặt ra của QĐQL.

Để tổ chức thực hiện tốt các QĐQL, Chủ tịch UBND xã, phường phải nắm vững4 nhóm kỹ năng chính, cấu thành kỹ năng tổ chức thực hiện quyết định quản lý:

1. Nhóm kỹ năng lập kế hoạch tổ chức thực hiện quyết định quản lý

Lập kế hoạch tổ chức thực hiện QĐQL là công việc cơ bản nhất, có vai trò hết sức quan trọng, là cơ sở định hướng cho hoạt động ở các giai đoạn sau. Do đó, Chủ tịch UBND xã, phường phải nắm vững những kỹ năng sau đây:

Thứ nhất, xác định chính xác bản chất của quyết định quản lývà mối quan hệ với các chính sách khác của nhà nước đang triển khai thực hiện tại địa phương mình

Chủ tịch UBND xã, phường phải có năng lực phân tích, tổng hợp, khái quát hóa, để xác định chính xác bản chất của quyết định quản lý mà mình cần phải tổ chức thực hiện, đồng thời thấy được mối quan hệ chặt chẽ của nó với những chính sách khác của nhà nước đang triển khai thực hiện ở địa phương. Nếu không phát hiện được bản chất và các mối quan hệ của QĐQL cần tổ chức thực hiện tại địa phương sẽ dẫn đến những sai lầm khi lập kế hoạch và trong thực thi công vụ nói chung.

Thứ hai,xác định chính xác mục tiêu tổng thể và các mục tiêu bộ phận cần đạt được tại địa phương trong quá trình triển khai hoạt động tổ chức thực hiện quyết định quản lý.

Việc xác định chính xác mục tiêu tổng thể và mục tiêu bộ phận, tức là mục tiêu đó phù hợp với điều kiện thực tế, khả thi và sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có để thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của đối tượng chịu tác động bởi QĐQL, điều đó sẽ tạo cho đối tượng chịu tác động sẽ tích cực hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu. Nếu việc xác định mục tiêu không chính xác, thiếu rõ ràng sẽ dẫn đến những sai lầm trong việc sử dụng các nguồn lực,làm tăng thêm chi phí do phải khắc phục hậu quả sai lầm của việc thực hiện không đúng mục tiêu đề ra.

Thứ ba, xác định chính xác nội dung, địa bàn, thời gian và những phương thức, biện pháp tác động thích hợp nhằm hiện thực hóa mục tiêu đã xác định.

Trên cơ sở mục tiêu đã được xác định, Chủ tịch UBND xã, phườngphải phân tích mối quan hệ giữa mục tiêu với các nguồn lực (nhân lực, tài lực và vật lực...) có thể huy động được tại địa phương và từ các nguồn khác phục vụ cho việc hiện thực hóa, từ đó, định hình các công việc cần phải thực hiện trong một thời gian nhất định (tuần, tháng, quý hoặc năm); mức độ quan trọng, mức độ khó khăn của từng nhiệm vụ cụ thể; những nhiệm vụ cần phải thực hiện ngay; quỹ thời gian dành riêng cho việc thực hiện từng nhiệm vụ; địa điểm, thời gian thực hiện nội dung công việc và những cách thức, phương thức, biện pháp tối ưu tác động vào thực tiễn trong quá trình tổ chức thực hiện QĐQL.

Thứ tư, dự báo chính xác những tình huống có thể xảy ra để chủ động xử lý khi tổ chức thực hiện quyết định quản lý.

Do thực tiễn cuộc sống luôn vận động phát triển, đòi hỏi trong khi lập kế hoạch tổ chức thực hiện QĐQL phải dự báo được những tình huống có thể xảy ra, từ đó dự kiến một số phương án phù hợp để chủ động, sẵn sàng ứng phó với những tình huống khác nhau có thể xuất hiện bất cứ lúc nào.

2. Nhóm kỹ năng tạo dựng tổ chức (bộ máy) thực hiện quyết định quản lý 

Chủ tịch UBND xã, phườnggiữ vai trò là người lãnh đạo, tổ chức việc thực hiện QĐQL thông qua bộ máy giúp việc. Tạo dựng một tổ chức có chức năng trực tiếp thực hiện QĐQL dưới sự lãnh đạo, quản lý trực tiếp của Chủ tịch UBND xã, phường, là công việc đặc biệt quan trọng khi bắt đầu triển khai hoạt động tổ chức thực hiện QĐQL trong thực tiễn. Đây là một trong những hoạt động đặc biệt, đòi hỏi phải có sự hiểu biết sâu sắc về khoa học tổ chức, về sử dụng con người, về tâm lý học... Việc tạo dựng tổ chức (bộ máy) thực hiện bao gồm những con người cụ thể với một cơ cấu hợp lý để thực hiện QĐQL được giao. Thực chất là quá trình cân nhắc, lựa chọn, bố trí, sắp xếp một cách khoa học và hợp lý các nguồn lực (con người, tài chính và phương tiện vật chất) phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh cụ thể để nhằm tạo dựng những bộ phận với chức năng cụ thể có liên hệ nhịp nhàng với nhau trong một tổng thể thống nhất cùng hướng tới thực hiện QĐQL. Muốn làm được việc này, Chủ tịch UBND xã, phườngphải có các tri thức cụ thể sau:

- Biết cách xác định chính xác số lượng các bộ phận khác nhau cấu thành bộ máy tổ chức thực hiện quyết định quản lý.

Mỗi tổ chức (bộ máy) bao hàm trong nó nhiều bộ phận có vai trò khác nhau với những chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng không tách rời nhau mà có mối liên hệ mật thiết với nhau cùng hướng đến đạt được mục tiêu nhất định. Số lượng các bộ phận cũng như các thành viên là bao nhiêu tùy thuộc vào các mục tiêu bộ phận trong mục tiêu tổng quát mà QĐQLđề ra. Do vậy, Chủ tịch UBND xã, phường trên cơ sở phân tích sâu sắc, toàn diện về mục tiêu vừa xác định ở giai đoạn lập kế hoạch để xác định chính xác và đầy đủ những mục tiêu bộ phận nhất thiết phải có. Từ đó, quyết định số lượng các bộ phận khác nhau cấu thành bộ máy giúp việc của mình (mỗi bộ phận có chức năng thực hiện một mục tiêu bộ phận vừa được xác định).

 Biết cách sắp xếp, bố trí và sử dụng cán bộ giúp việc trong cơ quan Ủy ban nhân dân xã, phường vào từng bộ phận trong bộ máy thực hiện quyết định quản lýmột cách hợp lý nhất.

Để làm tốt công việc quan trọng này, Chủ tịch UBND xã, phường cần phải:  Một là, đi sâu phân tích đặc điểm, nội dung, tính chất của từng loại công việc trong từng bộ phận khác nhau cấu thành bộ máy giúp việc. Từ đó, nắm vững yêu cầu mà từng loại công việc đặt ra cho những người thực hiện công việc đó. Hai là, tìm hiểu điểm mạnh, điểm yếu, năng lực và phẩm chất của từng cán bộ giúp việc trong cơ quan UBND xã, phường. Ba là, so sánh, đối chiếu hai kết quả của hai công việc trên với nhau để phát hiện mức độ phù hợp giữa công việc trong từng bộ phận khác nhau cấu thành bộ máy giúp việc với năng lực, phẩm chất, điểm yếu, điểm mạnh của từng cán bộ giúp việc trong cơ quan UBND xã, phường. Trên cơ sở đó, cân nhắc, sắp xếp bố trí cán bộ cho phù hợp.

Biết cách xác định chính xác và đầy đủ những công cụ, phương tiện làm việc thiết yếu trang bị cho những người làm việc trong từng bộ phận khác nhau của bộ máy thực hiện quyết định quản lý.

Ngay sau khi đã xác định rõ công việc phải làm của từng bộ phận khác nhau trong bộ máy giúp việc (chức năng của từng bộ phận), Chủ tịch UBND xã, phường cần phân tích đầy đủ và toàn diện nội dung, tính chất và đặc điểm của từng loại công việc trong từng bộ phận khác nhau của bộ máy giúp việc để từ đó chỉ ra chính xác công cụ, phương tiện làm việc phù hợp, để trang bị cho cán bộ. Việc làm này chỉ có tính khả thi cao khi nó được tính toán, cân nhắc trong một kế hoạch tổng thể khi cùng một thời điểm đồng thời tổ chức thực hiện các QĐQL khác nhau ở địa phương.

Xác định chính xác mối quan hệ khăng khít, tác động qua lại lẫn nhau giữa các bộ phận cấu thành bộ máy thực hiện QĐQL với tư cách là một chỉnh thể thống nhất.

Bộ máy thực hiện QĐQL là một cấu trúc bao gồm trong đó nhiều thành phần có chức năng khác nhau, nhưng tác động qua lại, quan hệ chặt chẽ với nhau làm cho chúng vận hành thống nhất và đồng bộ. Do vậy, phải phát hiện và nắm vững mối quan hệ này thì mới có khả năng làm cho các bộ phận có chức năng khác nhau của bộ máy vận hành thống nhất và đồng bộ với nhau theo cùng một hướng nhằm thực hiện chức năng chung, chức năng tổng thể của nó. Muốn phát hiện và nắm vững mối quan hệ này, Chủ tịch UBND xã, phườngphải đi sâu phân tích mối quan hệ chặt chẽ, tác động qua lại giữa mục tiêu tổng quát với mục tiêu bộ phận, cũng như giữa các mục tiêu bộ phận với nhau của hoạt động tổ chức thực hiện QĐQL trong bối cảnh phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. Sự phân tích này làm bộc lộ rõ lộ trình, nhịp độ, mức độ triển khai thực hiện các mục tiêu bộ phận theo từng giai đoạn, tiến tới thực hiện mục tiêu tổng quát của hoạt động tổ chức thực hiện QĐQL phù hợp với bối cảnh của địa phương.

3. Nhóm kỹ năng điều khiển, điều chỉnh sự vận hành của tổ chức (bộ máy)

Khi kế hoạch tổ chức thực hiện QĐQL đã được xác định và tạo dựng được bộ máy thực hiện, nhiệm vụ tiếp theo của Chủ tịch UBND xã, phườnglà phải điều khiển, điều chỉnh sự vận hành bộ máy ấy nhằm thực hiện có hiệu quả QĐQL. Ở đây, bộ máy thực hiện QĐQL được cấu tạo bởi những con người cụ thể có vai trò thực hiện các chức năng nhất định trong từng bộ phận của bộ máy. Đây là một loại cấu trúc đặc biệt - cấu trúc chức năng - đặc trưng của xã hội loài người. Sự hình thành và vận hành loại cấu trúc này luôn gắn liền với hoạt động có ý thức của con người. Do đó, muốn điều khiển, điều chỉnh bộ máy này, đòi hỏi Chủ tịch UBND xã, phườngphải có những hiểu biết mang tính liên ngành, đặc biệt là những tri thức về con người, về tâm lý học. Trên bình diện lý thuyết có thể chia quá trình điều chỉnh, điều khiển bộ máy thực hiện QĐQL thành hai giai đoạn.

Giai đoạn chuẩn bị: việc đầu tiên mà Chủ tịch UBND xã, phườngphải làm là truyền đạt cho những cán bộ trong bộ máy hiểu được đầy đủ và sâu sắc bản chất, ý nghĩa, tầm quan trọng của QĐQL; mục tiêu; kế hoạch thực hiện; cách thức, phương pháp hành động và những thuận lợi, khó khăn cần vượt qua trong quá trình triển khai thực hiện.

Giai đoạn triển khai thực hiện QĐQLtrong cuộc sống hàng ngày của nhân dân địa phương: Với chức năng, nhiệm vụ của mình, Chủ tịch UBND xã, phườngcó nhiệm vụ đưa nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước đi vào cuộc sống. Điều này có nghĩa rằng, hoạt động tổ chức thực hiện QĐQL có mục đích làm cho QĐQLtrở thành mục tiêu trong hoạt động sống hàng ngày của nhân dân địa phương. Lúc đầu, các nghị quyết và chính sách này chỉ tồn tại trong các văn bản. Thông qua việc điều hành bộ máy tổ chức thực hiện QĐQL của mình, Chủ tịch UBND xã, phườngkhơi dậy hoạt động tích cực, năng động và sáng tạo của nhân dân biến mục tiêu này thành mục tiêu hoạt động của chính họ.

Để thực hiện tốt công việc này, Chủ tịch UBND xã, phườngcần phải:

- Biết cách khai thác triệt để tính tích cực, chủ động, năng động và sáng tạo của từng thành viên trong bộ máy tổ chức thực hiện QĐQL; làm cho họ có quyết tâm cao, tận tâm, tận lực làm việc hết mình cho công việc chung.

- Biết tổ chức phối hợp hành động giữa các thành viên khác nhau trong từng bộ phận nói riêng và toàn thể bộ máy nói chung.

- Biết động viên, khích lệ và khen thưởng kịp thời những nhân tố mới, uốn nắn kịp thời những biểu hiện lệch lạc, tiêu cực cản trở công việc chung.

- Biết tạo dựng bầu không khí tâm lý lành mạnh, cởi mở, phấn khởi, tin tưởng lẫn nhau trong tập thể từng bộ phận, cũng như toàn thể bộ máy.

- Biết phát hiện và đề xuất kịp thời những biện pháp khắc phục những tình huống phức tạp xuất hiện trong quá trình triển khai thực hiện QĐQL.

- Biết chỉnh sửa kịp thời những bất hợp lý trong huy động và sử dụng các nguồn lực (nhân lực, tài lực và vật lực) phục vụ quá trình tổ chức thực hiện QĐQL.

- Biết lắng nghe và sử dụng hợp lý những ý kiến chỉ đạo của cấp trên và sự phản hồi từ cấp dưới.

- Biết phát hiện mối quan hệ giữa các quyết định quản lýđang đồng thời được tổ chức thực hiện tại địa phương mình như một chỉnh thể thống nhất và đề xuất những giải pháp đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện QĐQL này.

- Biết cách sử dụng quyền lực hợp lý đối với cán bộ giúp việc trong các bộ phận cấu thành tổ chức.

Những tri thức trên đây tác động qua lại và có quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình diễn ra hoạt động tổ chức thực hiện QĐQL của Chủ tịch UBND xã, phường.

4. Nhóm kỹ năng kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý

Trong hoạt động tổ chức thực hiện QĐQL, công tác kiểm tra, đánh giá có tầm quan trọng đặc biệt. Hoạt động này không chỉ diễn ra khi điều khiển, điều chỉnh bộ máy tổ chức thực hiện QĐQL đã kết thúc, kết quả cuối cùng đã hiện hữu, mà diễn ra trong suốt quá trình từ khâu đầu tiên (lập kế hoạch) đến khâu cuối (kiểm tra, đánh giá). Trong suốt quá trình này, kiểm tra, đánh giá nhằm chỉ ra những nhân tố bất hợp lý, không khả thi đang tồn tại trong kế hoạch, trong bộ máy tổ chức thực hiện quyết định quản lý mà do nhiều lý do khác nhau nhà quản lý khi tạo dựng chúng chưa nhận diện được; kiểm tra, đánh giá sẽ phát hiện những biểu hiện tích cực, cũng như tiêu cực của cá nhân, nhóm suốt trong quá trình bộ máy vận hành; chỉ ra những tình huống đang hiện hữu, hoặc còn tiềm ẩn, nhưng có nguy cơ cao phá hủy sự vận hành của bộ máy; chỉ ra những nhân tố cần loại bỏ, chỉnh sửa, hoặc bổ sung vào kế hoạch, vào bộ máy thực hiện... Đồng thời, kiểm tra, đánh giá còn đòi hỏi Chủ tịch UBND xã, phườngcó khả năng phân tích toàn diện và sâu sắc nguyên nhân chủ quan và khách quan của những yếu kém, bất cập mỗi khi thông qua kiểm tra phát hiện chúng; đề xuất kịp thời những biện pháp xử lý phù hợp đảm bảo cho bộ máy vận hành luôn trơn chu, nhịp nhàng theo hướng mục tiêu đã xác định. Để thực tốt việc kiểm tra, đánh giá, Chủ tịch UBND xã, phườngphải:

- Xây dựng kế hoạch kiểm tra, đánh giá phù hợp với yêu cầu khách quan của quá trình triển khai hoạt động tổ chức thực hiện QĐQL.

- Xác định rõ ràng nội dung, mục đích, yêu cầu, phương pháp, trọng tâm, trọng điểm của mỗi lần kiểm tra, đánh giá.

- Xây dựng bộ máy giúp việc kiểm tra, đánh giá phù hợp với yêu cầu kiểm tra, đánh giá của mỗi lần kiểm tra, đánh giá.

- Cách phối hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin bảo đảm tính khách quan, chính xác, toàn diện và đầy đủ.

-  Rút ra từ những kết quả kiểm tra, đánh giá; những kết luận chính xác, những bài học có giá trị.

- Đề xuất những giải pháp ứng phó kịp thời phù hợp với những đòi hỏi của thực tiễn cuộc sống, thúc đẩy quá trình thực hiện mục tiêu QĐQL phát triển không ngừng ngày càng hoàn thiện hơn.

Từ việc phân tích 4 nhóm kỹ năng trên đây, chúng tôi cho rằng, đây là 4 nhóm kỹ năng cơ bản có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Chủ tịch UBND xã, phườngnhất thiết phải nắm vững 4 nhóm kỹ năng đó mới có cơ sở vững chắc đảm bảo cho sự thành công trong khi triển khai tổ chức thực hiện QĐQL ở địa phương mình.Việc xác định và phân thành bốn nhóm kỹ năng thành phần như vậy chỉ mang tính tương đối. Bởi trong thực tiễn, tùy theo tính chất của mỗi QĐQL mà có thể số lượng của từng nhóm kỹ năng là khác nhau. Do đó, kỹ năng tổ chức thực hiện QĐQL trong mỗi lĩnh vực sẽ có những đặc thù, song, chúng vẫn có những nét chung.

____________________

Bài đăng trên Tạp chí Lý luận chính trị số 10-2013

Tài liệu tham khảo

1. V.G. Afanaxep: Con người trong quản lý xã hội, tập 1, Nxb Khoa học xã hội, 1979

2. Nguyễn Minh Đạo: Cơ sở của khoa học quản lý, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1997

3. Nguyễn Văn Huyên (chủ biên): Chính trị học - những vấn đề lý luận và thực tiễn (2007 - 2012), Nxb Chính trị quốc gia , Hà Nội, 2012

4. Kecgientxev (P.M): Những nguyên lý của công tác tổ chức, Nxb Lao Động, Hà Nội, 1978.

5. Mai Hữu Khuê: Tâm lý học trong quản lý nhà nước, Nxb Sự Thật, Hà Nội, 1991.

ThS Nguyễn Thanh Giang

Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh