Chuyển đổi số ở Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh

Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - Ảnh: HCMA

1. Đặt vấn đề

Ban Quản lý dự án Đầu tư xây dựng chuyên ngành (Ban Quản lý dự án) là đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh (Học viện). Ban Quản lý dự án có chức năng làm chủ đầu tư và trực tiếp tổ chức quản lý, triển khai và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng mới; các dự án sửa chữa lớn tại Trung tâm Học viện; các dự án khác và mua sắm tập trung trong toàn hệ thống Học viện⁽¹⁾.

Việc chuyển đổi số và ứng dụng chuyển đổi số trong công tác quản lý dự án và điều hành tại Ban Quản lý dự án được tập trung vào hai nội dung chính: một là, chuyển đổi số trong hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị; hai là, chuyển đổi số trong hoạt động quản lý hồ sơ dự án.

2. Tình hình chuyển đổi số tại Ban Quản lý dự án

Về chuyển đổi số trong hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị

Trong những năm qua, nhất là từ năm 2018 đến nay, Học viện đã rất quyết tâm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo các cấp. Thực hiện chủ trương trên, và trên cơ sở yêu cầu nhiệm vụ của đơn vị, lãnh đạo Ban Quản lý dự án đã đẩy mạnh sử dụng phần mềm quản lý văn bản V-office trong hoạt động quản lý, điều hành đơn vị.

V-office là hệ quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp điện tử dành cho các khách hàng là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng trên đa nền tảng (Website, Smartphone, Tablet, Ipad) với mục tiêu tin học hóa quá trình xử lý văn bản và giao việc hướng đến văn phòng điện tử không giấy tờ; để gửi và nhận văn bản trong toàn hệ thống Học viện... sử dụng hệ thống máy quét tài liệu, máy scan tài liệu và các ứng dụng tin học văn phòng vào trong công tác quản lý.

Đến nay trên 90% các văn bản chỉ đạo của lãnh đạo Ban Quản lý dự án thực hiện qua hệ thống văn V-Office, từ tiếp nhận văn bản của công tác đảng, văn bản hành chính, ban hành các văn bản phục vụ công tác quản lý dự án cho đến tất cả các hoạt động quản lý khác đều được số hóa trên hệ thống. Nhờ đó, công tác lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị cập nhật với các hoạt động chung của Học viện, có thể thực hiện từ xa việc xử lý các văn bản.

Việc lưu trữ các thông tin, chỉ đạo điều hành đều được duy trì thực hiện trên phần mềm V-Office, qua đó đã giúp lãnh đạo đơn vị theo dõi, kiểm tra và đánh giá chất lượng các hoạt động của các bộ phận chức năng bất cứ lúc nào, ở đâu và nội dung nào. Từ đó, nâng cao trách nhiệm của các cán bộ phụ trách dự án trong nâng cao chất lượng hoạt động, đẩy nhanh tiến độ thi công, bảo đảm chất lượng dự án.

Công tác quản lý, điều hành triển khai dự án và các buổi họp về công tác chuyên môn cũng được đơn vị đẩy mạnh ứng dụng chuyển đổi số phục vụ nhằm bảo đảm truyền tải thông tin nhanh, kịp thời, chính xác đến cán bộ phụ trách dự án và các đơn vị thi công. Để đáp ứng các yêu cầu quản lý thông qua nền tảng công nghệ số, Ban Quản lý cũng chú trọng sử dụng phần mềm Microsoft Teams nhằm trao đổi thông tin, lập lịch biểu, tạo lịch họp, tổ chức họp trực tuyến, đặc biệt trong thời gian giãn cách bởi dịch Covid-19 và làm việc với các đối tác nước ngoài trong quá trình triển khai dự án.

Nhờ đó, công tác quản lý, điều hành triển khai dự án ngày càng được đổi mới, hiện đại, chuyên nghiệp, các vấn đề được xử lý nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả, kịp thời, tiết kiệm chi phí và đặc biệt là đáp ứng tốt yêu cầu đẩy nhanh tiến độ, xử lý các vấn đề phát sinh tại hiện trường thi công, đặc biệt là, khâu điều hành thi công các công trình cách xa Học viện Trung tâm như: Học viện Chính trị khu vực III tại Đà Nẵng, Học viện Chính trị khu vực II tại Thành phố Hồ Chí Minh, Học viện Chính trị khu vực IV tại Cần Thơ.

Bên cạnh đó, từ năm 2018, Ban Quản lý dự án đã tiếp cận, cử cán bộ học tập và sử dụng hệ thống dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước, tiến hành kê khai hồ sơ trực tuyến thực hiện tạm ứng, thanh toán, và quyết toán dự án theo một số mẫu chứng từ như: C2-18, C2-19, C2-21 và kê khai hồ sơ tất toán tài khoản đáp ứng các yêu cầu. Việc này đã giúp cán bộ phụ trách tài chính - kế toán tại đơn vị tiết kiệm được thời gian, tiết kiệm được chi phí; đồng thời, được tham gia vào quá trình giám sát việc giải quyết các thủ tục hành chính của cán bộ Kho bạc Nhà nước.

Đồng thời, Ban Quản lý dự án đã đầu tư trang bị phần mềm kế toán Misa cho bộ phận tài chính - kế toán để thực hiện các công việc kế toán, giúp lãnh đạo đơn vị quản lý duy trì và gia tăng tài sản, nguồn vốn dự án, lập báo cáo tài chính…

Việc sử dụng phần mềm đã tạo thuận lợi cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận tài chính - kế toán thông qua các chức năng và lợi ích, như: Cập nhật dữ liệu linh hoạt (nhiều hóa đơn cùng một phiếu chi); xử lý được hầu hết các nghiệp vụ phát sinh như quỹ, ngân hàng, hàng tồn kho, giá thành, thuế, lương,…; lưu và ghi sổ dữ liệu; cập nhật liên tục và nhanh chóng luật, nghị định, thông tư mới; số liệu tính toán trong phần mềm rất chính xác, ít xảy ra các sai sót bất thường và khả năng bảo mật cao.

Ngoài ra, lãnh đạo và kế toán trưởng của Ban Quản lý dự án đã trang bị phần mềm chữ ký số nhằm thực hiện xác thực dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước, tạo thuận lợi cho việc phê duyệt hồ sơ, giấy tờ công vụ… góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch trong cải cách hành chính, chuyển đổi số trong cơ quan và Học viện.

Ứng dụng chữ ký số tại đơn vị đã mang lại nhiều hiệu quả như: Giảm chi phí giấy, mực, gửi văn bản qua đường bưu điện; giảm công sức lao động, bảo mật dữ liệu cá nhân, các dữ liệu chuyên môn. Việc đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong các giao dịch điện tử (dịch vụ công Kho bạc Nhà nước) đã góp phần từng bước thay thế các giao dịch truyền thống giữa đơn vị và Kho bạc Nhà nước.

Chữ ký số chuyên dùng được ứng dụng hiệu quả vào các hoạt động tác nghiệp quản lý dự án của đội ngũ cán bộ, công chức, nâng cao mức độ an toàn và bảo mật cho các giao dịch điện tử giữa các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên môi trường mạng, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính trong các công việc chuyên môn tại đơn vị như: Đấu thầu qua mạng đấu thầu quốc gia; nộp hồ sơ điện tử thẩm định thiết kế cơ sở, thẩm định thiết kế chi tiết, thẩm duyệt phòng cháy chữa cháy đến việc nghiệm thu dự án với các cơ quan quản lý nhà nước trong suốt quá trình triển khai dự án.

Về chuyển đổi số trong hoạt động quản lý hồ sơ dự án

Nhằm triển khai các nhiệm vụ được giao, hằng năm, Ban Quản lý dự án đã lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp với các đơn vị tư vấn, các nhà thầu thi công từ khâu lập hồ sơ báo cáo đề xuất chủ trương tới khâu ký kết hợp đồng thi công xây dựng và quyết toán dự án hoàn thành, dưới nhiều hình thức khác nhau (dạng giấy, dạng số...). Các hồ sơ dự án này đều được kiểm soát thông qua đơn vị lập phương án, hội đồng thẩm định, đơn vị thẩm tra, các cơ quan quản lý nhà nước phê duyệt. Đơn vị hiện đang lưu trữ, khai thác sử dụng một khối lượng lớn các hồ sơ dự án, tài liệu đa dạng.

Để đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động quản lý hồ sơ dự án, Ban Quản lý dự án đã xây dựng kế hoạch, lựa chọn hồ sơ dự án phù hợp để tiến hành số hóa từng bước theo thứ tự ưu tiên. Qua đó, tính đến tháng 11-2023, đơn vị đã số hóa được: 1) Tờ trình, quyết định: Hơn 200 tài liệu; 2) Hồ sơ đề xuất, báo cáo chủ trương đầu tư: Hơn 50 tài liệu; 3) Hợp đồng, dự thảo hợp đồng, biên bản thương thảo hợp đồng: Hơn 130 tài liệu; 4) Tài liệu hoàn công, hồ sơ chất lượng thi công công trình: Hơn 70 tài liệu; 5) Bản vẽ thiết kế thi công, bản vẽ hoàn công: Hơn 60 tài liệu; 6) Hồ sơ thanh toán, tài chính - kế toán: Hơn 200 tài liệu⁽²⁾.

Bên cạnh những kết quả đạt được, trong thời gian qua, việc chuyển đổi số tại Ban Quản lý dự án vẫn còn một số hạn chế, đó là: còn khá nhiều tài nguyên thông tin như hồ sơ dự án, hợp đồng, hồ sơ thanh toán, bản vẽ... chưa được số hóa; chất lượng nguồn dữ liệu mẫu chuẩn hóa chưa cao; nguồn dữ liệu tại Ban Quản lý dự án phục vụ các cán bộ quản lý dự án trực tiếp làm công tác soạn thảo tờ trình, quyết định, hợp đồng, thư mời, hồ sơ thanh toán… chưa có sự tập trung, thống nhất; chuẩn dữ liệu giữa các nguồn dữ liệu mẫu chưa thống nhất.

Bên cạnh đó, tính liên kết/chia sẻ dữ liệu còn yếu. Các dữ liệu đầu vào của cán bộ quản lý dự án... chưa có sự liên kết, liên thông giữa các bộ phận từ văn phòng, tài chính, tới bộ phận kế hoạch - tổng hợp quản lý dự án trực tiếp. Việc bảo mật, an toàn, an ninh thông tin cho việc chuyển đổi số chưa cao, còn nhiều lỗ hổng. Hầu hết quá trình chuyển đổi số liên quan đến việc di chuyển dữ liệu kinh doanh lên đám mây (cloud) và tích hợp dữ liệu đó vào một hệ thống tập trung để truy cập dễ dàng hơn. Các nguy cơ mất an toàn dữ liệu, xuất phát từ việc thu thập tài nguyên số ở nhiều nguồn, nhiều đơn vị quản lý; dữ liệu được xử lý, lưu trữ phân tán ở nhiều nơi; do thói quen, sự thiếu thận trọng, năng lực quản lý yếu kém hay có chủ ý đều có thể dẫn tới sự mất an toàn, không bảo mật được dữ liệu.

Trình độ công nghệ không đồng đều của đội ngũ cán bộ trong đơn vị có thể khiến cho một bộ phận có tâm lý e ngại khi tiếp cận phương thức mới trong quá trình làm việc, ngại chuyển dịch từ làm việc văn phòng giấ tờ sang làm việc số hóa. Trong khi đó, công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số, tạo sự chuyển biến sâu sắc về nhận thức và hành động, sự đồng thuận của các cá nhân đối với công tác chuyển đổi số còn chưa đáp ứng được yêu cầu. Việc đầu tư trang cấp các loại máy móc, trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng cần thiết, phù hợp phục vụ cho hoạt động quản lý dự án như máy tính, máy in, máy scan, máy ảnh… nhằm bảo đảm cập nhật kịp thời các thông tin, dữ liệu phục vụ công tác quản lý dự án chưa kịp thời, còn manh mún, đầu tư nhỏ lẻ.

Ngoài ra, hành lang pháp lý về quy trình, quy định, cũng như cơ chế về việc thay đổi và áp dụng những mô hình tổ chức, mô hình nghiệp vụ, mô hình dữ liệu, mô hình vận hành… cũng còn nhiều thách thức đối với tiến trình chuyển đổi số của Ban Quản lý dự án.

3.Một số kinh nghiệm bước đầu và giải pháp đẩy mạnh chuyển đổi số tại Ban Quản lý dự án

Xuất phát từ tình hình thực tế và xu hướng chung, để đẩy mạnh chuyển đổi số nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, chất lượng quản lý dự án, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành đang quan tâm vừa làm vừa rút kinh nghiệm và tập trung thực hiện đồng bộ một số giải pháp cơ bản sau:

Thứ nhất, quán triệt chủ trương của Đảng ủy, Ban Giám đốc Học viện về chuyển đổi số, tăng cường chỉ đạo đối với thực hiện chuyển đổi số tại Ban Quản lý dự án.Thống nhất nhận thức trong toàn đơn vị chuyển đổi số là xu thế tất yếu khách quan đã và đang diễn ra trên tất cả các ngành, các lĩnh vực. Thực hiện chuyển đổi số thành công là chìa khóa xây dựng thành công quốc gia số, chính phủ số ở các nước; góp phần nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng đời sống của người dân. Tăng cường chỉ đạo triển khai chuyển đổi số có hiệu quả là yêu cầu cấp bách của các cấp các ngành, các tổ chức trong giao đoạn hiện nay.

Thứ hai, đổi mới tư duy, nhận thức của người đứng đầu cấp ủy, chính quyền cơ quan, đơn vị về tầm quan trọng và sự cần thiết, các yêu cầu về chuyển đổi số Ban Quản lý dự án. Người đứng đầu phải nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của chuyển đổi số đối với sự phát triển của đơn vị; chủ động, tích cực tham gia quá trình chuyển đổi số, ứng dụng chuyển đổi số trong lãnh đạo và thực hiện công việc hằng ngày; từ đó cùng với tập thể lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị thực hiện chuyển đổi số một cách khoa học, khả thi nhất.

Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số, tạo sự chuyển biến sâu sắc về nhận thức và hành động, sự đồng thuận của người đứng đầu và mỗi cá nhân đối với công tác chuyển đổi số. Người đứng đầu đơn vị cần quán triệt sâu sắc tầm quan trọng, lợi ích, cơ hội do chuyển đổi số mang lại và chịu trách nhiệm chủ trì, lãnh đạo thực hiện chuyển đổi số tại đơn vị. Chú trọng tổ chức các buổi tập huấn nâng cao trình độ tiếp nhận, xử lý thông tin của cán bộ, nhân viên, tiếp cận từng bước phương thức làm việc số.

Thứ ba, tiếp tục chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện các quy chế, quy định quản lý bảo đảm phù hợp với chuyển đổi số và bảo đảm tính đồng bộ, minh bạch và hiệu quả. Hoàn thiện, sửa đổi, bổ sung các quy định về tổ chức, hoạt động của Ban Quản lý dự án xây dựng chuyên ngành, các văn bản hướng dẫn, quản lý về tài sản, tài chính, quản lý đầu tư... của Học viện. Đây là một trong những yêu cầu và nhiệm vụ quan trọng và cấp bách trong quá trình chuyển đổi số.

Việc hoàn thiện các quy định không chỉ là cơ sở pháp lý cho hoàn thiện, đồng bộ hơn trong quản lý dự án Học viện mà quan trọng là tạo ra hành lang pháp lý, các tiêu chuẩn, chuẩn mực, quy định để từ đó hoạt động quản lý dự án có căn cứ để đề cao trách nhiệm cá nhân, các chủ thể trong công tác và có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án trong bối cảnh số hóa hiện nay.

Thứ tư, chú trọng đầu tư trang cấp các loại máy móc, trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng cần thiết, phù hợp phục vụ cho hoạt động chuyển đổi số trong quản lý dự án, như: Máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in, máy scan, máy ảnh, camera… Quan tâm chuyển đổi sử dụng thiết bị kết nối mạng không dây, thiết bị di động để nâng cao tính cơ động, thuận tiện, phù hợp.

Hạ tầng kỹ thuật số cần được ưu tiên đầu tư trước để thúc đẩy chuyển đổi số. Tuy vậy, khi thực hiện rà soát, trang cấp cần bảo đảm yếu tố hiệu quả, phù hợp, tránh thất thoát, lãng phí.

Thứ năm, phát triển hệ thống dữ liệu số, xây dựng các biểu mẫu trực tuyến, quản lý văn bản điện tử, xây dựng các hệ thống cơ sở dữ liệu của Ban Quản lý dự án để phục vụ quản lý công việc trên hạ tầng và nền tảng điện toán đám mây.

Thực hiện đồng bộ việc phân cấp, phân quyền, giao trách nhiệm cho cá nhân liên quan đến việc xử lý các văn bản quản lý hành chính trên môi trường mạng thông qua ứng dụng V-Office; tiếp tục đào tạo, tập huấn cho cán bộ, công chức, người lao động Ban Quản lý dự án sử dụng thành thạo ứng dụng V-Office, khai thác hết các tính năng của phần mềm, như: quản lý văn bản đến, văn bản đi, công việc, văn bản nội bộ, hồ sơ công việc, quản lý kế hoạch, lịch công tác, truyền thông nội bộ, thống kê văn bản, theo dõi tình trạng xử lý công việc, phân cấp tiếp cận, tìm kiếm, tra cứu đa nền tảng... Quan tâm sử dụng ứng dụng các ứng dụng như: Google Drive, Google Calender, Google Docs, Hotmail, Dropbox, Onedrive... để lưu trữ, giúp việc chia sẻ, tra cứu dữ liệu nhanh chóng, thuận tiện, có thể truy cập từ bất kỳ địa điểm, thời gian nào.

Tuy nhiên, khi sử dụng những dịch vụ này cần chú trọng bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, phòng tránh các rủi ro mất cắp tài khoản, mất cắp thông tin, vi phạm nguyên tắc lưu trữ, soạn thảo, bảo mật dữ liệu theo quy định pháp luật.

Thứ sáu, cần nghiên cứu xây dựng và triển khai phần mềm quản lý hồ sơ dự án. Phần mềm cần được xây dựng với các tính năng và giao diện phù hợp, bảo đảm: (1) Hồ sơ dự án lưu trữ trực tuyến trên máy chủ có được truy cập phần mềm từ xa tại nhiều địa điểm, tại nhiều thời điểm và nhiều người có thể cùng sử dụng. (2) Có thể truy cập dễ dàng từ nhiều thiết bị khác nhau: máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh... (3) Dễ dàng tra cứu, tìm kiếm thông tin nhanh tài liệu hồ sơ được lưu trữ trên phần mềm. Hồ sơ dự án số hóa có thể cho phép cán bộ sử dụng tra cứu, tìm kiếm thông tin về tài liệu rất nhanh. Lưu trữ được rất nhiều hồ sơ số hóa và tài liệu mẫu (gần như không giới hạn không gian lưu trữ khi được đầu tư mở rộng). (4) Dễ dàng, thuận tiện cho cán bộ đơn vị tải hồ sơ mẫu về phục vụ cho dự án mình chuyên quản như: Tờ trình, quyết định, hợp đồng, thư mời, hồ sơ thanh toán, v.v..

Thứ bảy, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Ban Quản lý dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu trong quá trình chuyển đổi số đơn vị. Cần tổ chức, triền khai các khóa đào tạo cơ bản, nâng cao, cập nhật mới về chuyển đổi số, công nghệ số và các nội dung đào tạo cần thiết liên quan đến chuyển đổi số, bảo đảm an ninh an toàn thông tin cho đội ngũ cán bộ Ban Quản lý dự án phù hợp theo chuyên môn, trình độ.Tăng cường tổ chức các hội thảo, hội nghị về chuyển đổi số nhằm trao đổi kinh nghiệm, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số.

Bên cạnh đó, cần có chính sách thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao và xây dựng chương trình đào tạo, nâng cao năng lực công nghệ cho các cán bộ công chức của Ban Quản lý dự án trực tiếp thực hiện nhiệm vụ của đơn vị. Xây dựng các chính sách thu hút nhân lực, nhân tài thông qua cơ chế lương, thưởng, phúc lợi, cơ hội thăng tiến, cơ hội phát triển nghề nghiệp... sao cho đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp tư nhân hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nươc ngoài.

Ngoài ra, việc trao quyền tự chủ và chịu trách nhiệm trong công việc, tạo môi trường, điều kiện làm việc như cơ sở hạ tầng, thông tin nhanh, kịp thời, đầy đủ, chính xác cũng là yếu tố quan trọng.

4. Kết luận

Chuyển đổi số là xu thế tất yếu, giúp tối ưu hóa quản lý dự án bằng cách cung cấp các công cụ, quy trình và khả năng phân tích dữ liệu kỹ thuật số để nâng cao hiệu suất, tăng cường tính linh hoạt của hoạt động quản lý dự án. Để chuyển đổi số thành công, trước hết cần thống nhất nhận thức, chủ động tích cực triển khai thực hiện, đầu tư nguồn lực, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu.

_________________

Ngày nhận bài: 07-12-2023; Ngày bình duyệt: 12-01-2024; Ngày duyệt đăng: 14-01-2024.

(1) Quyết định số 6568-QĐ/HVCTQG ngày 01-11-2018 của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành.

(2) Tác giả tự tổng hợp.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Thông tin và Truyền thông: Cẩm nang chuyển đổi số, Nxb Thông tin truyền thông, Hà Nội, 2022.

2. Phan Nhựt Duy, Đoàn Ngọc Hiệp: Giáo trình Quản lý dự án đầu tư xây dựng, Nxb Xây dựng, Hà Nội, 2020.

3. Trường Đại học Thương mại, Học viện Viettel và Trường Đại học Khoa học Ứng dụng IMC Krems (Cộng hòa Áo): Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế: Chuyển đổi số trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, Nxb Hà Nội.