1. Những lợi ích khi ứng dụng CNTT vào công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ           

Với sự tiến bộ của công nghệ, chương trình phục vụ hoạt động quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ (ĐT-BD) có thể xây dựng thành những sản phẩm phần mềm đóng gói, cài đặt trên từng máy tính riêng lẻ hoặc được thiết kế, xây dựng theo mô hình quản lý dữ liệu phân tán có sự phân cấp. Với mô hình này, dữ liệu về quản lý ĐT-BD sẽ được xử lý trên máy chủ (dưới sự kiểm soát trực tiếp của Vụ Quản lý đào tạo) nhằm thông tin công tác quản lý ĐT-BD của Học viện một cách công khai, minh bạch, cụ thể, được chia sẻ trên mạng nội bộ của Học viện. Công tác kế hoạch, chiêu sinh, mở lớp, thi cử... được cập nhật từ bất kỳ một máy tính nào đã được kết nối trong hệ thống mạng Học viện hoặc được khai thác từ các Học viện trực thuộc. Việc chia sẻ thông tin trên mạng được đảm bảo theo các quy định của pháp luật, cụ thể là Thông tư số 68/TT-BCA do Bộ Công an ban hành ngày 30-11-2009 về Quy định Danh mục bí mật nhà nước, độ Mật của Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh; việc đảm bảo an toàn thông tin sẽ được thực hiện thông qua cơ chế cấp quyền sử dụng cho người sử dụng.

Về phương diện quản lý nhà nước: ứng dụng tiến bộ mới về CNTT vào hoạt động đào tạo và quản lý ĐT-BD tại Học viện cho phép bao quát được toàn bộ hoạt động này của Học viện một cách kịp thời, chính xác; giúp cán bộ lãnh đạo, quản lý nắm bắt đầy đủ, chi tiết, chính xác mọi thông tin cần thiết trong bất kỳ thời điểm nào với đối tượng được quản lý; tiết kiệm thời gian, nhân lực và vật lực, đồng thời giảm thiểu những phiền hà, góp phần nâng cao chất lượng ĐT-BD của Học viện.            

Trên hệ thống mạng của Học viện, với sự hỗ trợ của các chương trình ứng dụng, phần mềm tương thích và các hệ thống quản trị dữ liệu, người sử dụng (theo sự phân cấp) có thể truy cập, khai thác các cơ cơ sở dữ liệu để lựa chọn những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; học viên cũng có thể theo dõi kết quả học tập, truy cập hệ thống chương trình, bài giảng, giáo trình, giáo khoa, tài liệu tham khảo cũng như phản hồi về chất lượng bài giảng, giờ giảng và đánh giá chất lượng giờ lên lớp của giảng viên.       

2. Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý ĐT-BD tại Học viện      

Hiện tại, Học viện có các đơn vị đầu mối tại Trung tâm, 4 Học viện khu vực (gồm Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I, II, III, IV) và 2 Học viện chuyên ngành (Học viện Báo chí và Tuyên truyền, Học viện Hành chính) trực thuộc Giám đốc Học viện. Theo đó, công tác quản lý ĐT-BD được phân cấp như sau: công tác quản lý ĐT-BD của 4 Học viện khu vực và 2 Học viện chuyên ngành do Ban Quản lý đào tạo mỗi Học viện đảm nhiệm; công tác quản lý ĐT-BD tại Trung tâm Học viện và của cả hệ thống do Vụ Quản lý đào tạo đảm nhiệm. Tuy nhiên, đến nay, công tác quản lý ĐT-BD của Học viện từ khâu lập kế hoạch ĐT-BD, đến chiêu sinh, quản lý học viên, quản lý văn bằng chứng chỉ, cũng như các báo cáo định kỳ và hệ thống văn bản pháp quy mang tính hướng dẫn chung cho công tác ĐT-BD của cả hệ thống vẫn chưa có sự gắn kết, thiếu đồng bộ và tính hệ thống. Nguyên nhân của tình trạng trên có nhiều, nhưng xét trên khía cạnh ứng dụng CNTT trong quản lý ĐT-BD là:       

Hệ thống hạ tầng CNTT, đặc biệt là cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ  hoạt động ĐT-BD thiếu đồng bộ đã làm hạn chế khả năng quản trị, quản lý, làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng ĐT-BD nói chung và tra cứu dữ liệu thông tin cần thiết về ĐT-BD nói riêng... Mỗi Học viện khu vực, Học viện chuyên ngành đều triển khai ứng dụng những phần mềm công nghệ để quản lý công tác ĐT-BD của đơn vị mình, trong đó có những đơn vị đã ứng dụng thành công như: Học viện Hành chính, Học viện Báo chí và Tuyên truyền, Học viện Chính trị - Hành chính khu vực II... Tuy nhiên, những phần mềm ứng dụng này lại được các đơn vị triển khai ứng dụng một cách đơn lẻ, cục bộ mà chưa được tích hợp vào toàn hệ thống Học viện.    

Trong khi đó, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của Vụ Quản lý đào tạo Học viện lại chỉ sử dụng phần mềm văn phòng thông thường. Vì lẽ đó, thông tin, số liệu quản lý ĐT-BD của cả hệ thống Học viện vẫn còn mang tính “đóng”.     

Vụ Quản lý đào tạo tại Trung tâm Học viện là đơn vị đầu mối xử lý các mảng công việc liên quan tới công tác ĐT-BD trên toàn hệ thống như: xây dựng chiến lược ĐT-BD; quản lý công tác kế hoạch; chiêu sinh, mở lớp; quản lý số lượng học viên và các hình thức ĐT-BD; quản lý văn bằng chứng chỉ, ban hành và quản lý hệ thống văn bản pháp quy hướng dẫn công tác ĐT-BD... Nhưng phần mềm chuyên dùng cho công việc ĐT-BD, quản lý học viên, quản lý nhân sự đơn lẻ, thiếu và không đồng nhất giữa các máy tính cá nhân, giữa Vụ Quản lý đào tạo với các Ban Đào tạo tại các Học viện khu vực, Học viện chuyên ngành, với các đơn vị.        

Đối với công tác ĐT-BD của Trung tâm tại Trung tâm Học viện, việc kiểm soát giờ giảng của giảng viên, kết quả học tập của học viên, lập thời khóa biểu, phân công giảng dạy, tiến độ giảng dạy, quản lý khối lượng giờ dạy vượt chuẩn đều dựa vào việc quản lý thủ công trên phần mềm văn phòng đã biểu hiện nhiều bất cập trong quá trình tổ chức ĐT-BD; chưa đảm bảo được tính thống nhất, trật tự, đúng lôgich, đôi khi xảy ra sai sót.     

Quá trình tổ chức đào tạo theo kiểu truyền thống vẫn còn chiếm hầu hết thời gian và công sức của người quản lý; sự thiếu hụt căn bản của cơ sở dữ liệu trong quản lý ĐT-BD tại Học viện là nguyên nhân dễ dẫn đến sai sót không đáng có.       

Việc quản lý, đánh giá kết quả học tập của người học trong một số môn học có thể được thực hiện thông qua các chương trình ứng dụng CNTT dễ thiết kế và xây dựng phù hợp với yêu cầu thực tiễn. Tuy nhiên, hiện tại, việc quản lý thi hết học phần, thi tốt nghiệp (đối với đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý hệ tập trung và tại chức), viết tiểu luận, luận văn, luận án (đối với đào tạo sau đại học), viết báo cáo thu hoạch (đối với hệ bồi dưỡng) tại Học viện còn lỏng lẻo, hình thức, thiếu chặt chẽ. Việc thông báo kết quả điểm thi hết học phần vẫn còn chậm, đôi khi xảy ra nhầm lẫn.   

Những hạn chế trong ứng dụng CNTT vào công tác quản lý ĐT-BD khiến cho việc đánh giá, tổng kết, rút kinh nghiệm về công tác lãnh đạo, quản lý học viên sau khi tốt nghiệp chưa được tiến hành một cách đồng bộ, thường xuyên, kịp thời. Chính vì vậy, chưa có sự điều chỉnh kịp thời và đầy đủ những bất cập về nội dung và phương pháp ĐT-BD cho phù hợp với yêu cầu khách quan của công tác lãnh đạo, quản lý, cũng như nhu cầu của học viên. Xét từ phương diện chủ quan, thực trạng trên bắt nguồn từ sự thiếu chặt chẽ, đồng bộ, thường xuyên trong việc phối hợp giữa Vụ Quản lý đào tạo và các viện chuyên ngành, các vụ chức năng, các Ban Đào tạo tại các Học viện trực thuộc.            

Việc ứng dụng CNTT còn hạn chế, chưa khai thác một cách tối ưu các phương tiện CNTT hiện có; chưa hình thành được ý thức, thói quen khai thác, xử lý thông tin bằng thiết bị CNTT để đưa ra những chủ trương, quyết sách trong quản lý và điều hành.   

Trước yêu cầu của thực tiễn, công tác quản lý ĐT-BD của Học viện cần có sự thay đổi thông qua việc ứng dụng CNTT, vận dụng quy trình mới vào công tác.    

3. Một số kiến nghị nhằm tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý ĐT-BD tại Học viện   

a) Nâng cao nhận thức và quyết tâm chính trị     

Một trong những nguyên nhân dẫn đến việc ứng dụng và phát triển CNTT trong quản lý ĐT-BD tại Học viện chưa đạt được hiệu quả là do chưa nhận thức và đánh giá đúng vai trò của CNTT trong công tác quản lý ĐT-BD. Chính vì thế, nâng cao nhận thức và quyết tâm chính trị là một trong những giải pháp hàng đầu trong quá trình đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT trong công tác quản lý ĐT-BD của Học viện. Theo đó:  

- Đảng ủy, Ban Giám đốc Học viện, Ban Giám đốc các Học viện trực thuộc cũng như lãnh đạo Vụ Quản lý đào tạo, các trung tâm, các Ban Quản lý đào tạo cần thống nhất, nâng cao nhận thức về tính cần thiết, cấp thiết của việc tăng cường ứng dụng CNTT trong công tác quản lý ĐT-BD.     

- Nâng cao nhận thức về vai trò, lợi ích của CNTT và việc ứng dụng CNTT trong công việc hằng ngày cho cán bộ công chức viên chức toàn hệ thống Học viện, đặc biệt là cán bộ công chức làm công tác ĐT-BD.     

- Tăng cường công tác giới thiệu, phổ biến tình hình phát triển và kinh nghiệm ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý, quản lý ĐT-BD của các bộ, ban ngành khác để cán bộ công chức so sánh, thấy rõ khoảng cách phát triển CNTT của Học viện với các đơn vị khác, từ đó nỗ lực đẩy mạnh ứng dụng CNTT.       

b) Đẩy mạnh đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng cho ứng dụng và phát triển CNTT, xây dựng phần mềm phù hợp cho quản lý đào tạo tại Học viện       

Trong đầu tư ứng dụng và phát triển CNTT, tránh tình trạng chỉ chú trọng đến đầu tư các trang thiết bị, xây dựng hệ thống phần mềm ứng dụng mà quan tâm không đúng mức đến ĐT-BD nhân lực sử dụng những thiết bị này.      

Khi xây dựng phần mềm ứng dụng cần chú ý đến tính năng, hiệu quả, khả năng phát triển và tính thân thiện của phần mềm đối với người sử dụng.

c) Phát triển nguồn nhân lực phục vụ việc ứng dụng CNTT trong quản lý đào tạo, bồi dưỡng tại Học viện     

Đây là yếu tố then chốt, có ý nghĩa quyết định đối với việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của mỗi đơn vị. Do vậy, cần xây dựng nguồn nhân lực CNTT đủ về số lượng và bảo đảm về chất lượng. Để thực hiện được mục tiêu này, cần thực hiện tốt các giải pháp sau:    

Thứ nhất, cần tiến hành khảo sát, phân loại, đánh giá nguồn nhân lực hiện có. Trên cơ sở đó, tiến hành xây dựng kế hoạch bổ sung nguồn nhân lực, đào tạo lại và phân công công việc cho phù hợp.           

Thứ hai, mở rộng quy mô và đa dạng hoá các hình thức ĐT-BD bằng các giải pháp cụ thể như: ĐT-BD ngắn hạn, dài hạn; ĐT-BD tập trung, không tập trung; mở rộng liên kết, hợp tác ĐT-BD với các cơ quan khác ở địa phương và trung ương... Trên cơ sở đó xác định đúng và trúng đối tượng ĐT-BD để từ đó có chương trình và hình thức ĐT-BD phù hợp với yêu cầu công việc.       

Thứ ba, đổi mới chương trình ĐT-BD theo hướng khoa học và thực tiễn. Phải tăng cường hơn nữa sự phối hợp giữa các ban ngành, địa phương, giữa Trung tâm Học viện với các Học viện khu vực, Học viện chuyên ngành trong việc xác định một cách đúng đắn mục tiêu, nội dung của việc ứng dụng CNTT vào từng ngành, lĩnh vực cụ thể.

      TS Trần Minh Tuấn

Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh