Cần chú trọng công tác lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị

ThS LÊ THU TRANG
Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh

1. Mở đầu

Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu luôn có vai trò đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và trong mọi thời kỳ. Hồ sơ lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý điều hành và nghiên cứu. Việc bảo quản, xử lý và cung cấp hồ sơ, tài liệu cho công tác quản lý, điều hành, nghiên cứu, và bảo vệ quyền lợi của cá nhân, tổ chức và quốc gia không thể để gián đoạn. Hồ sơ, tài liệu được thực hiện tốt giúp cho việc theo dõi, kiểm tra công việc, đúc rút kinh nghiệm, và bảo đảm tính chính xác, minh bạch các hoạt động. Cuộc cách mạng tinh gọn tổ chức bộ máy hệ thống chính trị đã diễn ra quyết liệt trong thời gian ngắn, với phương châm vừa chạy vừa xếp hành, triển khai từ Trung ương xuống địa phương trong khoảng nửa năm. Trong quá trình đó, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của hệ thống chính trị cần được đặc biệt quan tâm thực hiện, tránh để gián đoạn và phòng ngừa nguy cơ thất lạc, hư hỏng.

2. Nội dung

Thực hiện tinh gọn tổ chức bộ máy, các cơ quan ban Đảng Trung ương được sắp xếp dòng thời tinh gọn tổ chức bên trong; giảm các cơ quan Đảng trực thuộc Trung ương và tinh gọn tổ chức bên trong các đơn vị sự nghiệp của Đảng ở Trung ương; sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy Mặt trận Tổ quốc; sắp xếp 5 tổ chức chính trị - xã hội và 30 tổ chức quần chúng do Đảng và Nhà nước giao nhiệm vụ về trực thuộc Mặt trận Tổ quốc.

Về tổ chức bộ máy của Chính phủ, trên cơ sở sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy của các bộ, ngành, tổ chức bộ máy của Chính phủ được tinh gọn. Sau sắp xếp còn 14 bộ, 3 cơ quan ngang bộ (giảm 5 bộ, cơ quan ngang bộ) và 5 cơ quan thuộc Chính phủ (giảm 3 cơ quan). Sắp xếp, tinh gọn đầu mối tổ chức bên trong đối với các cơ quan, giảm 13/13 tổng cục và tổ chức tương đương; giảm 518 cục và tổ chức tương đương (trong đó, giảm 59 cục và tương đương thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, giảm 459 cục và tương đương thuộc tổng cục); giảm 218 vụ và tổ chức tương đương (trong đó, giảm 120 vụ và tương đương thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, giảm 98 vụ và tương đương thuộc tổng cục); giảm 2.958 chi cục và tương đương; giảm 201 đơn vị sự nghiệp công lập⁽¹⁾.

Thực hiện sắp xếp tổ chức, tinh gọn bộ máy hệ thống chính trị địa phương, ngày 12-4-2025, Ban Chấp hành Trung ương khoá XIII đã ban hành Nghị quyết 60-NQ/TW với phương án sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, không tổ chức cấp huyện, sáp nhập cấp xã, xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp, và các phương án đã được Quốc hội thông qua ngày 12-6-2025.

Theo các phương án được thông qua, cả nước sau sắp xếp có 34 đơn vị hành chính cấp tỉnh trực thuộc Trung ương, gồm 6 thành phố trực thuộc trung ương và 28 tỉnh (giảm 29 đơn vị). Đơn vị hành chính cấp xã sau sắp xếp, giảm từ 10.035 đơn vị còn 3.321 đơn vị, gồm 2.621 xã, 687 phường và 13 đặc khu, giảm 6.714 đơn vị⁽²⁾.

Sáng 30-6-2025, trên cả nước đồng loạt diễn ra lễ công bố các nghị quyết, quyết định của Trung ương và địa phương về sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp xã, thành lập tổ chức đảng, chỉ định cấp ủy, hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, Mặt trận Tổ quốc tỉnh, thành phố, xã, phường, đặc khu. Theo đó, từ ngày 01-7-2025, hệ thống chính trị mới trên cả nước đi vào hoạt động.

Như vậy, thực hiện việc sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị đã có hàng chục nghìn tổ chức cơ quan, đơn vị thôi hoạt động, hoặc sáp nhập cùng hàng trăm nghìn người có sự dịch chuyển vị trí làm việc. Đồng thời với sự sắp xếp là là sự thay đổi về thông tin trong hồ sơ, tài liệu liên quan đến các tổ chức, cá nhân cán bộ, công chức, viên chức và người dân, doanh nghiệp.

Đồng thời, bởi đây không chỉ đơn thuần là việc hợp nhất, sáp nhập các đơn vị hành chính mà là cuộc cách mạng tổ chức bộ máy nên có sự tác động đến toàn diện đời sống xã hội, gắn liền với toàn bộ các hoạt động lãnh đạo, tổ chức, quản lý. Là cuộc cách mạng “Sắp xếp lại giang sơn”, nhằm tạo bước chuyển mình lịch sử vì sự phát triển bền vững, nên không chỉ là sự điều chỉnh địa giới, liên quan đến các yếu tố địa lý hành chính, quản lý địa giới mà còn liên quan trực tiếp, lâu dài đến các vấn đề về dân số, dân cư, lịch sử, văn hóa, dân tộc, tôn giáo,… vô cùng đa dạng và phức tạp. Chính vì vậy, trong thực hiện các quyết định sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy hệ thống chính trị có một khối lượng tài liệu, tư liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu khổng lồ được tạo nên từ quá trình lãnh đạo sự nghiệp đổi mới cần được tổ chức bảo quản, khai thác và sử dụng hiệu quả. Điều đó đặt ra yêu cầu phải đặc biệt quan tâm chú trọng công tác lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau sắp xếp, tinh gọn.

Bởi tài liệu, tư liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là hiện nay, trong kỷ nguyên số, dữ liệu là nguồn tài nguyên quan trọng phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển đất nước và bảo vệ Tổ quốc.

“

Trong cuộc cách mạng tinh gọn tổ chức bộ máy, cần đặc biệt quan tâm công tác bảo quản, lưu trữ tài liệu, cơ sở dữ liệu bởi hồ sơ, tài liệu có vai trò, ý nghĩa đặc biệt quan trọng phục vụ nghiên cứu, lãnh đạo quản lý, phát triển kinh tế- xã hội.

Cần quán triệt nhận thức về vai trò của hồ sơ, tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định đường lối, chính sách, chiến lược, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Tài liệu lưu trữ phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương, cơ quan, đơn vị và quốc gia. Với vai trò đặc biệt của tài liệu lưu trữ, thời gian qua, việc lưu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả đã được Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đảng và Nhà nước ta quan tâm, hệ thống các cơ quan quản lý và làm công tác văn thư, lưu trữ được xây dựng và từng bước kiện toàn.

Trong tinh gọn tổ chức, sắp xếp bộ máy, cần nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị bảo vệ, quản lý tài liệu lưu trữ, phục vụ nhiệm vụ lâu dài. Thực tế đã có hiện tượng thiếu trách nhiệm đối với việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu trong khi sắp xếp. Một số đơn vị chỉ quan tâm đến hồ sơ, sổ sách liên quan đến tài chính kế toán, mà không quan tâm đúng mức hồ sơ, tài liệu công việc, thậm chí có hiện tượng tranh thủ tiêu hủy tài liệu trong khi sắp xếp, tinh gọn… Nguyên nhân trước hết là nhiều cán bộ lãnh đạo, quản lý chưa nhận thức đúng tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ.

Nhận thức rõ sự đặc biệt cần thiết bảo quản tài liệu, hồ sơ trong quá trình sắp xếp, ngày 10 - 4 - 2025, Ban Bí thư đã có Công văn số 64-CV/TW gửi các tỉnh ủy, thành ủy về việc lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương⁽³⁾.

Thường trực Ban Bí thư yêu cầu, toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội các cấp ở địa phương khi kết thúc hoạt động phải quản lý chặt chẽ, không để xảy ra hư hỏng, mất mát, thất lạc hoặc tiêu hủy trái phép. Toàn bộ tài liệu phải được tập trung đủ, chỉnh lý và giao nộp vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.

Trong quá trình giao nộp, tiếp nhận tài liệu, các cơ quan, tổ chức liên quan phải kiểm tra, đối chiếu, lập biên bản, bảo quản an toàn, giữ gìn bí mật, không làm xáo trộn tài liệu của các cơ quan, tổ chức.

Thực hiện văn bản trên, các cơ quan, tổ chức cần bảo đảm các nguồn lực cần thiết, về tổ chức, nhân sự, kho lưu, trang thiết bị, nguồn kinh phí... cho việc giao nộp, tiếp nhận, quản lý tài liệu; có phương án kiện toàn lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, lưu trữ của cơ quan, tổ chức ngay trong quá trình xây dựng đề án sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương.

Theo đó, văn phòng tỉnh ủy, thành ủy tham mưu ban thường vụ tỉnh ủy, thành uỷ ban hành văn bản chỉ đạo lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương. Tham mưu phương án kiện toàn lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh, định hướng kiện toàn lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức thuộc diện thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy mới.

Tham mưu bố trí đủ nguồn lực để lưu trữ và quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước, trong và sau khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy; phê duyệt đề án xử lý nghiệp vụ đối với các khối tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu thuộc phạm vi quản lý. Báo cáo Ban Bí thư kết quả lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy.

Tiếp đó, ngày 25-4-2025, Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Công văn số 14514-CV/VPTW gửi các tỉnh ủy, thành ủy hướng dẫn một số nội dung thực hiện Công văn số 64-CV/TW, ngày 10-4-2025 của Ban Bí thư về việc lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương.

Công văn nêu rõ, văn phòng tỉnh ủy, thành ủy hướng dẫn lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy theo các quy định, hướng dẫn hiện hành, trong đó việc quản lý tài liệu thực hiện theo Hướng dẫn số 64-HD/VPTW, ngày 04-11-2020 của Văn phòng Trung ương Đảng về quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội khi giải thể, chia tách, sáp nhập.

Việc đóng gói, sao lưu dữ liệu tài liệu trên các phương tiện lưu trữ điện tử và giao nộp vào lưu trữ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục kèm theo Công văn số 14514-CV/VPTW. Căn cứ tình hình thực tiễn ở địa phương, định hướng các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu.

Chỉ đạo lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin hướng dẫn các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh. Thu thập toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động. Sắp xếp, thống kê, chuẩn bị tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu (thống kê riêng tài liệu mật, cơ sở dữ liệu tài liệu mật), các loại sổ sách, cơ sở vật chất, trang thiết bị tại lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh để bàn giao cho lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh mới (đối với tỉnh, thành phố hợp nhất, sáp nhập).

Ban hành và tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động, trong đó cần chỉ rõ thành phần, số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu, thời gian của tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện đang bảo quản tại các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động. Mức độ xử lý nghiệp vụ của từng khối tài liệu, cơ sở dữ liệu. Việc bố trí phòng kho, cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh. Thời gian, địa điểm tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức liên quan.

Đối với các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động đóng phông lưu trữ kể từ ngày cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động. Đồng thời, chỉ đạo các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoàn thiện hồ sơ, thống kê tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu (thống kê riêng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu mật), giao nộp đầy đủ vào lưu trữ cơ quan. Đối với tài liệu, dữ liệu của công việc chưa giải quyết xong thì đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao giải quyết công việc phải hoàn thiện hồ sơ, thống kê tài liệu, dữ liệu và giao nộp vào lưu trữ cơ quan hoặc bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao nhiệm vụ tiếp tục theo dõi giải quyết theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

Chuẩn bị tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức theo hướng dẫn của văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, trong đó kiểm tra, sắp xếp, thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu (thống kê riêng hồ sơ, tài liệu mật), các loại sổ sách tại lưu trữ cơ quan; nếu còn tài liệu chưa chỉnh lý thì phải tổ chức chỉnh lý theo Hướng dẫn số 50-HD/VPTW, ngày 10-10-2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉnh lý tài liệu. Rà soát, kiểm tra, đối chiếu, bổ sung, hoàn thiện, đóng gói, sao lưu dữ liệu tài liệu trên các phương tiện lưu trữ điện tử và giao nộp vào lưu trữ (đóng gói, sao lưu riêng dữ liệu tài liệu mật). Hồ sơ của đảng viên giao nộp theo quy định, hướng dẫn thi hành Điều lệ Đảng.

Đối với cơ quan, tổ chức thành lập mới, cần khẩn trương kiện toàn lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh theo đề án sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức bộ máy mới của hệ thống chính trị được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Mở phông lưu trữ kể từ ngày cơ quan, tổ chức được thành lập; phân công cán bộ, bố trí phòng kho, cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan theo quy định. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, dữ liệu của những công việc chưa giải quyết xong do cơ quan lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động bàn giao để tiếp tục theo dõi, giải quyết theo quy định. Phối hợp với lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh xử lý nghiệp vụ đối với các khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động giao nộp⁽⁴⁾.

Thực hiện chỉ đạo của Ban Bí thư, các cấp các ngành cần đầu tư nguồn lực, bảo quản và phát huy tốt vai trò của tài liệu lưu trữ. Cùng với việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, các cơ quan, đơn vị, tổ chức cần quan tâm công tác số hóa, liên thông nguồn tài liệu lưu trữ, để sử dụng, khai thác hiệu quả, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Lãnh đạo các cấp, các ngành cần sớm có kế hoạch đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp, cách thức tạo điều kiện tốt nhất để các chủ thể có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ có thể tiếp cận, khai thác và sử dụng thuận tiện các nguồn tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp xây dựng, phát triển đất nước và bảo vệ Tổ quốc trong giai đoạn hiện nay.

Các chủ thể, nhất là các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp cần xác định rõ trách nhiệm của mình đối tài liệu lưu trữ, để có những giải pháp hiệu quả nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển.

Cần có sự quán triệt sâu rộng các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị. Điều đó sẽ góp phần vào việc nâng cao nhận thức, trách nhiệm đối với việc giữ gìn, bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Trong quá trình tinh giản biên chế, cần quan tâm đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ, bố trí đủ nhân lực thực hiện bảo quản, lưu trữ khối lượng tài liệu của toàn bộ hệ thống các cơ quan, đơn vị sau khi dừng hoạt động, sáp nhập. Đồng thời, chú trọng đầu tư, bồi dưỡng nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số hóa trong công tác lưu trữ của viên chức. Cần đào tạo, đào tạo lại để đội ngũ viên chức là công tác lưu trữ ứng dụng thành thạo các phần mềm công nghệ thông tin, công nghệ số hóa trong quản lý hồ sơ, lưu trữ điện tử; có khả năng tham gia xây dựng và vận hành hệ thống lưu trữ điện tử, góp phần tích cực vào tiến trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ, đáp ứng nhu cầu khai thác lâu dài.

Cùng với việc bảo đảm ổn định công tác lưu trữ, cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số hóa trong quản lý hồ sơ, lưu trữ điện tử. Trên cơ sở đó, các cơ quan lưu trữ tổ chức tiếp nhận kịp thời, hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy hệ thống chính trị. Đồng thời, tăng cường liên thông giữa các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ Đảng, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị - xã hội, lưu trữ nhà nước.

3. Kết luận

Trong cuộc cách mạng tinh gọn tổ chức bộ máy, cần đặc biệt quan tâm công tác bảo quản, lưu trữ tài liệu, cơ sở dữ liệu bởi hồ sơ, tài liệu có vai trò, ý nghĩa đặc biệt quan trọng phục vụ nghiên cứu, lãnh đạo quản lý, phát triển kinh tế- xã hội. Để làm tốt công tác lưu trữ, cần quan tâm đầu tư các nguồn lực, trong đó đặc biệt là nguồn nhân lực có phẩm chất, năng lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.

_________________

Ngày nhận bài: 01-7-2025, Ngày bình duyệt: 2-7-2025; Ngày quyết định đăng:3-7-2025.

Email tác giả: Lethutrang2412@gmail.com

(1) Báo cáo số: 219/BC-BNV, ngày 11- 01- 2025 của Bộ Nội vụ, Bổ sung, hoàn thiện phương án sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy của Chính phủ, https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Bao-cao-219-BC-BNV-2025-hoan-thien-phuong-an-sap-xep-tinh-gon-to-chuc-bo-may-Chinh-phu-639647.aspx?anchor=loai_1.

(2) https://baotintuc.vn/thoi-su/ca-nuoc-con-3321-don-vi-hanh-chinh-cap-xa-.htm.

(3) https://thuvienphapluat.vn/cong-van/Bo-may-hanh-chinh/Cong-van-64-CV-TW-2025-quan-ly-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-to-chuc-bo-may-cua-he-thong-chinh-tri-651828.aspx

(4) https://thuvienphapluat.vn/cong-van/Bo-may-hanh-chinh/Cong-van-14514-CV-VPTW-2025-huong-dan-noi-dung-thuc-hien-Cong-van-64-CV-TW-654516.aspx