Phát triển nguồn nhân lực lưu trữ Việt Nam đáp ứng yêu cầu quản trị dựa trên dữ liệu

ThS LÊ THỊ THU TRANG
Vụ Tổ chức cán bộ, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh

1. Mở đầu

Mô hình tổ chức và quản trị dựa trên dữ liệu là phương thức thực hiện của chính phủ số, trong đó các quyết định hành chính được xây dựng từ dữ liệu, có thể kiểm chứng, thay vì từ kinh nghiệm hay ý chí, mong muốn chủ quan. Trong đó, tiêu chí đánh giá kết quả chuyển đổi số không chỉ là dựa trên mức độ số hóa hồ sơ, mà là khai thác được bao nhiêu thông tin từ hệ thống hồ sơ lưu trữ. Điều đó đặt ra yêu cầu nguồn dữ liệu phải bảo đảm “đúng, đủ, sạch, sống” để phục vụ hoạt động quản trị.

Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư; Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030; Quyết định số 142/QĐ-TTg ngày 02/2/2024 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược dữ liệu quốc gia đến năm 2030 đều đặt dữ liệu vào vị trí trung tâm của quá trình quản trị nhà nước, dữ liệu không phải là sản phẩm phụ của quá trình số hóa hồ sơ mà là tài nguyên chiến lược cần được khai thác hiệu quả.

Đáp ứng các yêu cầu đó, nguồn nhân lực lưu trữ có trách nhiệm bảo đảm dữ liệu nhà nước được chuẩn hóa để phục vụ ra quyết định và quản trị quốc gia. Những thay đổi về chức năng, vai trò của nhân lực lưu trữ đòi hỏi đội ngũ này phải đáp ứng yêu cầu của khung năng lực nghề nghiệp tương ứng.

Tuy nhiên, giữa mục tiêu chính sách và năng lực thực thi vẫn tồn tại một khoảng cách, thể hiện rõ từ những khoảng trống năng lực của nguồn nhân lực lưu trữ, lực lượng trực tiếp xử lý, chuẩn hóa và bảo quản dữ liệu, tài liệu. Tình trạng nhân lực lưu trữ không được trang bị đủ năng lực và không được đặt đúng vị trí trong quy trình quản trị dữ liệu, góp phần tạo ra “điểm nghẽn” trong triển khai các chủ trương, chiến lược về chuyển đổi số.

Do đó, việc nghiên cứu về sự chuyển đổi chức năng, vai trò của nguồn nhân lực lưu trữ trong môi trường quản trị số, làm rõ thực trạng và những yêu cầu mới về năng lực của đội ngũ này; trên cơ sở đó gợi mở định hướng cải tiến chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm xây dựng, phát triển nguồn nhân lực lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản trị dựa trên dữ liệu và tiến trình phát triển của đất nước ta trong giai đoạn mới.

2. Nội dung

2.1. Nguồn nhân lực lưu trữ trong bối cảnh dữ liệu là tài nguyên

a) Vị trí công việc mới của nhân lực lưu trữ

Trong nền hành chính truyền thống, nhân lực lưu trữ vào cuộc khi công việc đã xong: tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết, chỉnh lý, định giá trị, đưa vào kho và phục vụ tra cứu khi được yêu cầu. Vị trí, vai trò đó có tính hệ thống và thiết yếu ở điểm cuối dòng chảy thông tin.

Chuyển đổi sang mô hình quản trị hiện đại, dựa trên dữ liệu, giá trị của dữ liệu phụ thuộc vào quá trình quản lý tài liệu lưu trữ, từ khâu tạo lập hồ sơ, xử lý tài liệu, đến giai đoạn cuối cùng là lưu trữ. Một tập hồ sơ được số hóa mà không có siêu dữ liệu, chuẩn hóa về nguồn gốc, thời gian, phân loại nội dung, phạm vi sử dụng thì thực chất là kho tập tin, không thể liên thông dữ liệu, phân tích theo chuỗi và do đó không thể sử dụng có hệ thống.

Trước vị trí, vai trò của dữ liệu là tài nguyên quan trọng nhất trong môi trường số, Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024 đã đưa ra các khái niệm mới: “cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ”, “kho lưu trữ số”, “tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số”. Khoản 10, Điều 2 định nghĩa “nghiệp vụ lưu trữ”, bổ sung “số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu” bên cạnh các chức năng truyền thống. Khoản 3 Điều 7 của luật này xác lập giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ số tương đương thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử (Quốc hội, 2024).

Những bước tiến trong nhận thức về vai trò của dữ liệu trong chuyển đổi số không chỉ thể hiện ở sự điều chỉnh kỹ thuật, cập nhật các thuật ngữ mà phản ánh sự mở rộng về phạm vi chuyên môn của nhân lực lưu trữ.

Thực tiễn, nhân lực lưu trữ đang từng bước tham gia từ giai đoạn thiết kế quy trình tạo lập dữ liệu như xác định các trường thông tin bắt buộc, chuẩn định dạng, nguyên tắc phân loại chứ không chỉ từ khi tiếp nhận tài liệu được chuyển giao.

Sự dịch chuyển vị trí này kéo theo thay đổi về tính chất công việc lưu trữ, từ thuần túy xử lý tài liệu đã hoàn tất chuyển sang tham gia thiết kế luồng dữ liệu ngay từ điểm khởi đầu. Do đó, nhân lực lưu trữ không chỉ đóng vai trò lưu giữ và phục vụ tra cứu thụ động, mà bổ sung nhiệm vụ mới là tham gia như một chủ thể đồng kiến tạo giá trị dữ liệu.

Trong khu vực công, chuẩn mực dữ liệu gắn với yêu cầu về tính xác thực pháp lý, khả năng chứng minh nguồn gốc và trách nhiệm giải trình của cơ quan nhà nước. Vì vậy, thách thức đối với nhân lực lưu trữ trong chuyển đổi số là vừa thực hiện nhiệm vụ chuyên môn lưu trữ truyền thống, vừa thực hiện kỹ thuật chuyển đổi số, vừa thực hiện quản trị dữ liệu số.

b) Những nhiệm vụ mới của nhân lực lưu trữ

Trong bối cảnh chuyển đổi số, quy trình xử lý tài liệu lưu trữ liên quan đến nhiều bộ phận, gồm công nghệ thông tin, nghiệp vụ, lưu trữ. Trong đó, nhân lực lưu trữ có vai trò trung tâm, nắm rõ nguồn gốc, bối cảnh hình thành và các mối liên hệ bối cảnh lịch sử của tài liệu, có cơ sở để đảm nhận vai trò tư vấn về chính sách quản trị thông tin, từ thiết lập chuẩn dữ liệu, xây dựng lịch bảo quản, đề xuất phân quyền truy cập, soạn thảo quy trình hủy dữ liệu đúng pháp luật.

2.2. Kết quả bước đầu của số hóa dữ liệu và những yêu cầu đang đặt ra

Trong quá trình chuyển đổi số quốc gia, việc số hóa tài liệu của tổ chức đã được đề cập, quan tâm thực hiện. Theo số liệu báo cáo kết quả chuyển đổi số quốc gia của Bộ Thông tin và Truyền thông năm 2023, tỷ lệ số hóa hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính tại bộ, ngành đạt 28,9%, tại địa phương đạt 37,3%. Trong khi tỷ lệ khai thác, sử dụng lại dữ liệu số hóa toàn quốc chỉ đạt 9% (Bộ Thông tin và Truyền thông, 2023).

Đến Quý III năm 2024, tỷ lệ số hóa hồ sơ tại bộ, ngành tăng lên 45,14%, địa phương đạt 65,38%. Song tỷ lệ khai thác, sử dụng dữ liệu số hóa tại bộ, ngành chỉ đạt 1,29%, tại địa phương đạt 13,15% (Bộ Thông tin và Truyền thông, 2024).

Như vậy, trong thực hiện số hóa có hai chiều số liệu vận động ngược chiều. Tỷ lệ số hóa tăng đáng kể trong khoảng hai năm, nhưng tỷ lệ tái sử dụng vẫn dừng ở mức rất thấp. Khối lượng dữ liệu được số hóa ngày càng lớn, trong khi năng lực chuyển hóa dữ liệu thành thông tin để khai thác phục vụ quản trị chưa được thực hiện tương ứng. Khoảng cách giữa hai chỉ số phản ánh bất cập trong chuỗi quản trị dữ liệu.

Các báo cáo chuyển đổi số chỉ ra nhiều nguyên nhân của tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu còn thấp, gồm các yếu tố: hạ tầng kỹ thuật chưa đồng bộ giữa các cấp; hành lang pháp lý chia sẻ dữ liệu chưa đủ rõ; văn hóa tổ chức chưa định hướng theo dữ liệu. Từ phương diện chuyên môn lưu trữ, cấu trúc dữ liệu đang thiếu siêu dữ liệu (Metadata - mô tả nguồn gốc, thời gian, phân loại, phạm vi khai thác và bối cảnh hình thành của dữ liệu). Việc thiếu chuẩn hóa siêu dữ liệu ngay từ đầu vào sẽ rất khó liên thông và tái sử dụng về sau, dù hạ tầng công nghệ lưu trữ được đầu tư tốt.

Khoảng cách giữa kết quả công tác số hóa dữ liệu thể hiện ở tỷ lệ số lượng văn bản được số hóa và tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu, xét từ góc độ chuyên môn lưu trữ, phản ánh hiệu quả thực chất của chuyển đổi số mới mang tính khởi đầu. Kết quả tái sử dụng thấp trong khi tỷ lệ số hóa tăng nhanh cho thấy phần lớn nguồn lực đầu tư chuyển đổi số hiện nay đang tập trung vào khâu số hóa đầu vào, trong khi khâu chuẩn hóa siêu dữ liệu và tổ chức khai thác, vốn là chuyên môn cốt lõi của nhân lực lưu trữ trong chuyển đổi số, chưa đạt được bước tiến tương xứng.

Thực tiễn này đặt ra yêu cầu đối với lãnh đạo các cấp, các ngành trong việc thực hiện mô hình quản trị dựa trên số liệu bằng chứng và tính chủ động của nhân lực lưu trữ đối với quá trình xây dựng và thực thi chính sách.

2.3. Những yêu cầu mới đối với năng lực nhân lực lưu trữ

Thực tế thực hiện những nhiệm vụ mới trong quá trình số hóa đặt ra yêu cầu nhân lực lưu trữ cần được trang bị chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu. Các năng lực đó bao gồm:

Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử: Luật Lưu trữ năm 2024 dành toàn bộ Mục 3 Chương III (Điều 31-37) để điều chỉnh riêng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử, đánh dấu bước chuyển căn bản trong tư duy lập pháp về lưu trữ tại Việt Nam.

Theo đó, khoản 3 Điều 7 ghi nhận tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử. Khoản 1 Điều 34 xác lập ba điều kiện để bản số hóa có hiệu lực pháp lý ngang với tài liệu gốc: tính toàn vẹn thông tin, khả năng truy cập và xác thực bởi cơ quan có thẩm quyền.

Tuy nhiên, việc đáp ứng các điều kiện này trên thực tế đòi hỏi năng lực kỹ thuật chuyên biệt so với nghiệp vụ lưu trữ truyền thống như duy trì tính toàn vẹn dữ liệu qua nhiều lần truy cập và di chuyển; lựa chọn định dạng lưu trữ bảo đảm khả năng đọc sau nhiều thập kỷ; quản lý chữ ký số và xác thực lâu dài; kiểm soát phiên bản khi tài liệu được chỉnh sửa.

Yêu cầu duy trì tính toàn vẹn và khả năng đọc tài liệu số qua nhiều thập kỷ đặt nhân lực lưu trữ trước một bài toán riêng của lĩnh vực như phải có năng lực sử dụng công nghệ lưu trữ luôn thay đổi nhanh hơn so với vòng đời bảo quản vĩnh viễn của tài liệu lưu trữ. Một định dạng tệp phổ biến hiện nay có thể trở nên lỗi thời sau một thập kỷ, trong khi tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn phải được bảo đảm khả năng đọc không giới hạn thời gian. Do đó, nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử không chỉ là tiếp nhận, phân loại tài liệu số mà còn bao hàm việc xây dựng kế hoạch chuyển đổi định dạng định kỳ, giám sát chu kỳ lỗi thời công nghệ và quản lý chữ ký số qua nhiều lần gia hạn xác thực. Đây là mảng nghiệp vụ hoàn toàn mới so với lưu trữ tài liệu giấy, đòi hỏi nhân lực lưu trữ phải có hiểu biết tối thiểu về vòng đời công nghệ lưu trữ dữ liệu, một nội dung hiện chưa được đề cập đầy đủ trong chương trình đào tạo lưu trữ học tại Việt Nam.

Quản trị siêu dữ liệu (Metadata): Siêu dữ liệu là điều kiện kỹ thuật để dữ liệu có thể tìm kiếm, liên thông và tái sử dụng. Thiếu siêu dữ liệu nhất quán, một kho dữ liệu số hóa dù khổng lồ cũng chỉ là tập hợp các tập tin rời rạc, tốn chi phí lưu trữ nhưng không sinh ra giá trị quản trị. Luật Lưu trữ năm 2024 định nghĩa “dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ” tại Điều 2 là thành phần cốt lõi của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Xây dựng, chuẩn hóa và duy trì dữ liệu chủ là nhiệm vụ chuyên môn đòi hỏi đào tạo bài bản, điều đang thiếu trong chương trình lưu trữ học hiện nay.

Vận hành hệ thống thông tin ở mức phối hợp liên ngành: Người làm lưu trữ không cần trở thành lập trình viên, nhưng cần đủ hiểu biết về hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS), cơ sở dữ liệu, nguyên lý kết nối dữ liệu qua giao diện lập trình ứng dung (Application Programming Interface - API) và ứng dụng AI trong phân loại tài liệu để làm việc thực chất với bộ phận công nghệ thông tin. Khi không hiểu đầy đủ, không thể tham gia thiết kế hệ thống, từ đó hệ thống được thiết kế không có tư duy lưu trữ.

Am hiểu pháp lý đa tầng về dữ liệu: Điều 36 Luật Lưu trữ năm 2024 quy định về bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ số; Điều 8 khoản 2 nghiêm cấm truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép. Bên cạnh đó, Luật An toàn thông tin mạng năm 2015 và Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17/4/2023 của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đã tạo các tầng nghĩa vụ, nhất là với dữ liệu có chứa thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm. Nắm vững pháp lý để áp dụng vào thực tiễn là yêu cầu thực tế với nhân lực lưu trữ hiện nay.

Bốn nhóm yêu cầu năng lực nêu trên không tồn tại độc lập mà có quan hệ bổ trợ lẫn nhau trong một chuỗi công việc thống nhất. Thiếu năng lực về siêu dữ liệu khiến nhân lực lưu trữ không thể tham gia thực chất vào thiết kế hệ thống thông tin; thiếu hiểu biết pháp lý khiến việc chuẩn hóa siêu dữ liệu không tính đến ràng buộc về phân quyền truy cập và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Vì vậy, cách tiếp cận đào tạo, bồi dưỡng phù hợp không thể tách bốn nhóm năng lực này thành các mô-đun rời rạc, mà cần được thiết kế như một khung năng lực tích hợp, phản ánh đúng tính liên ngành của nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường số. Đây là cơ sở lý luận cho đề xuất xây dựng khung năng lực nhân lực lưu trữ.

2.4. Thực trạng nguồn nhân lực lưu trữ

Số lượng công chức, viên chức lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên cả nước (thống kê đến ngày 30/6/2024) như sau: công chức tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là 43 người; viên chức tại Lưu trữ lịch sử các cấp là 1.157 người, trong đó Lưu trữ lịch sử trung ương là 280 người; Lưu trữ lịch sử địa phương là 877 người; công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan là 45.515 người, trong đó số người làm công tác văn thư là 37.250 người, số người làm công tác lưu trữ là 8.265 người (Trần Thị Hà, 2025).

Đội ngũ 8.265 người làm lưu trữ tại cơ quan, trực tiếp làm các công việc về dữ liệu, từ khâu tạo lập, phân loại đến quản lý hồ sơ hiện hành. Đến nay, chưa có số liệu khảo sát toàn diện về số người đã được trang bị kỹ năng về quản trị dữ liệu số, siêu dữ liệu hay vận hành hệ thống thông tin điện tử. Nhưng theo đánh giá về chất lượng đội ngũ: chất lượng đội ngũ này chưa hoàn toàn đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, còn thiếu hụt nhân lực ngành công nghệ thông tin, thiếu chuẩn đề, chưa rõ chuẩn năng lực (Trần Thị Hà, 2025).

Hệ thống lưu trữ lịch sử đang thiếu nhân lực. So với định mức tối đa 1.782 người theo Thông tư số 09/2024/TT-BNV ngày 26/7/2024 của Bộ Nội vụ (Bộ Nội vụ, 2024b), số người làm việc hiện có tại các đơn vị sự nghiệp lưu trữ lịch sử các cấp mới là 1.003 người, còn thiếu gần 800 người (Trần Thị Hà, 2025). Mức hụt gần một nửa so với định mức cho thấy hệ thống lưu trữ lịch sử đang vận hành trong tình trạng thiếu hụt nhân lực kéo dài.

Khoảng trống về số lượng nhân sự không thể lấp bằng giải pháp công nghệ đơn thuần. Hệ thống thông tin có thể hỗ trợ quản lý, nhưng không thể thay thế người có chuyên môn thẩm định giá trị tài liệu, xử lý dữ liệu lịch sử đặc thù hoặc phục vụ nghiên cứu. Trong khi thiếu người có chuyên môn, nhiều địa phương đang bố trí cán bộ kiêm nhiệm, một giải pháp tình thế tạo ra rủi ro về chất lượng dữ liệu lâu dài.

Tại đa số các cơ quan, bộ phận lưu trữ thuộc phòng hành chính và không có vai trò trong xây dựng hệ thống thông tin khi triển khai phần mềm quản lý văn bản mới hoặc nâng cấp hạ tầng số hóa hồ sơ. Người làm lưu trữ thường là đối tượng được thông báo kết quả, không phải người tham gia thiết kế. Hệ quả là chuẩn siêu dữ liệu, định dạng tài liệu và quy trình bảo quản bị bỏ qua ngay từ đầu, rồi chỉ được “vá” sau khi hệ thống đã chạy, tốn kém hơn và kém hiệu quả hơn so với tích hợp từ giai đoạn thiết kế dữ liệu.

Những con số về thực trạng đội ngũ nêu trên cho thấy vấn đề không chỉ nằm ở số lượng nhân lực còn thiếu, mà còn ở cách thức tổ chức công việc hiện hành đang tự giới hạn khả năng đóng góp của đội ngũ hiện có. Khi bộ phận lưu trữ bị đặt ở vị trí cuối quy trình và không có tiếng nói trong thiết kế hệ thống thông tin, năng lực chuyên môn lưu trữ học, dù được bồi dưỡng nâng cao đến đâu, cũng khó phát huy hết giá trị. Ngược lại, việc bố trí cán bộ kiêm nhiệm tại nhiều địa phương, tuy là giải pháp tình thế cần thiết trong điều kiện thiếu nhân lực, lại tạo ra rủi ro kép: vừa không bảo đảm chất lượng xử lý dữ liệu do thiếu chuyên môn, vừa làm suy giảm động lực chuyên nghiệp hóa vị trí việc làm lưu trữ về lâu dài, vì kiêm nhiệm không tạo ra lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng. Thiếu hụt số lượng và hạn chế về vị trí trong tổ chức bộ máy là hai vấn đề cần được giải quyết đồng thời, thay vì ưu tiên tuyệt đối cho một trong hai hướng.

2.5. Định hướng phát triển nguồn nhân lực lưu trữ

Từ ngày 01/7/2025, Luật Lưu trữ năm 2024 có hiệu lực. Điều 11 quy định nghĩa vụ xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Điều 31 đến Điều 37 xác lập toàn bộ quy trình nghiệp vụ với tài liệu điện tử. Những nghĩa vụ đó đang chờ được thực thi bởi một đội ngũ nhân lực lưu trữ số. Do đó, cần tập trung phát triển nguồn lực lưu trữ theo các giải pháp sau:

Thứ nhất, định vị lại vị trí nhân lực lưu trữ trong cơ cấu tổ chức

Cần thiết kế lại vị trí việc làm “chuyên viên quản trị dữ liệu lưu trữ” với mô tả công việc phản ánh đúng yêu cầu thực tế: tham gia thiết kế quy trình tạo lập dữ liệu từ đầu; xây dựng và duy trì chuẩn siêu dữ liệu; kiểm soát chất lượng dữ liệu đầu vào; tư vấn về lịch bảo quản và quy trình hủy dữ liệu đúng pháp luật. Không cần tạo chức danh mới mà cần cập nhật bản mô tả công việc cho chức danh đã có.

Thông tư số 05/2024/TT-BNV ngày 27/6/2024 của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn xét thăng hạng viên chức lưu trữ là công cụ chính sách sẵn có. Gắn tiêu chí thăng hạng với các năng lực số cụ thể, đo lường được, không chỉ căn cứ bằng cấp và thâm niên, sẽ tạo ra động lực tự nâng cấp từ bên trong đội ngũ mà không cần thêm ngân sách đào tạo bắt buộc.

Việc định vị lại vị trí việc làm cũng cần đi kèm cơ chế trách nhiệm giải trình rõ ràng. Khi nhân lực lưu trữ được trao vai trò tư vấn trong thiết kế hệ thống thông tin, cần quy định cụ thể việc lấy ý kiến bộ phận lưu trữ là một bước bắt buộc trong quy trình phê duyệt dự án số hóa, ứng dụng phần mềm quản lý văn bản mới hoặc nâng cấp hạ tầng dữ liệu tại cơ quan, đơn vị. Nếu thiếu quy định mang tính bắt buộc, việc tham vấn bộ phận lưu trữ dễ trở thành hình thức, phụ thuộc vào thiện chí của người phụ trách dự án công nghệ thông tin thay vì là một yêu cầu quy trình. Đây là điều kiện tổ chức cần thiết để chuyển hóa vị trí việc làm mới từ văn bản mô tả công việc sang thực tiễn vận hành.

Thứ hai, thực hiện đồng thời đào tạo lại, bồi dưỡng với đổi mới công tác đào tạo nguồn nhân lực

Với đội ngũ 8.265 người đang làm lưu trữ tại các cơ quan, ưu tiên cấp bách là bồi dưỡng, cập nhật kiến thức, tập trung triển khai chương trình bồi dưỡng ngắn hạn, có kiểm tra đầu ra với ba nội dung ưu tiên: nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử theo Luật Lưu trữ năm 2024; xây dựng và chuẩn hóa siêu dữ liệu; vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Đào tạo, bồi dưỡng phải gắn với bài kiểm tra thực hành và kết quả phải được tính vào đánh giá năng lực định kỳ.

Các cơ sở đào tạo đại học chuyên ngành lưu trữ học cần thiết kế chương trình lưu trữ học theo hướng liên ngành, tránh quan niệm thêm vài tín chỉ công nghệ thông tin vào chương trình để khẳng định sự đổi mới. Ngược lại, chương trình cần có sự tích hợp giữa lưu trữ học, tin học và quản trị học. Đây là thay đổi cấu trúc chương trình đào tạo, bồi dưỡng, cần lộ trình và cam kết từ cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục.

Thứ ba, xây dựng khung năng lực cho nhân lực lưu trữ

Hiện nay, Việt Nam chưa có khung năng lực chuẩn cho viên chức lưu trữ trong môi trường số. Đây là thiếu sót căn bản. Không có khung năng lực thì không có cơ sở để tuyển dụng đúng người, đào tạo đúng nội dung hay đánh giá đúng chất lượng. Khung năng lực cần bao phủ ít nhất năm nhóm: nghiệp vụ lưu trữ số; quản trị siêu dữ liệu; vận hành hệ thống EDMS; bảo mật và an toàn thông tin; và pháp lý lưu trữ điện tử. Xây dựng khung năng lực này cần sự phối hợp giữa Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng về lưu trữ học.

Khung năng lực cần gắn trực tiếp với các công cụ chính sách nhân sự đã có, thay vì tồn tại như một văn bản kỹ thuật độc lập. Cụ thể, các tiêu chí trong khung năng lực cần được lồng ghép vào tiêu chuẩn ngạch, hạng chức danh nghề nghiệp viên chức lưu trữ, vào nội dung thi, xét thăng hạng theo Thông tư số 05/2024/TT-BNV (Bộ Nội vụ, 2024a) và lồng ghép vào tiêu chí tuyển dụng. Việc gắn kết này bảo đảm khung năng lực không dừng ở giá trị tham chiếu mà thực sự chi phối các quyết định nhân sự cụ thể. Một khung năng lực thiếu cơ chế gắn kết với chính sách nhân sự thường chỉ tồn tại trên giấy, không tạo ra thay đổi thực chất trong tuyển dụng, đào tạo hay đánh giá đội ngũ.

Thứ tư, thu hút nhân lực liên ngành

Nghề lưu trữ trong môi trường số cần người có hiểu biết cả về lưu trữ học lẫn công nghệ thông tin. Đội ngũ nhân lực này hiện có, nhưng không vào ngành lưu trữ vì chế độ đãi ngộ, lộ trình thăng tiến và vị thế nghề nghiệp không đủ cạnh tranh so với các vị trí kỹ thuật trong khu vực tư. Đây là vấn đề chính sách. Giải pháp không phải là kêu gọi mà là thay đổi cấu trúc và xây dựng lộ trình nghề nghiệp rõ ràng cho chuyên viên quản trị dữ liệu lưu trữ, gắn với tiêu chuẩn năng lực cụ thể và cơ chế đãi ngộ phân biệt với viên chức hành chính thông thường.

3. Kết luận

Chính phủ số, quản trị dựa trên dữ liệu không chỉ xây dựng bằng cách số hóa hồ sơ mà còn phải tổ chức dữ liệu, chuẩn hóa và duy trì đủ chất lượng dữ liệu để thực sự trở thành đầu vào cho phân tích và ra quyết định quản trị.

Luật Lưu trữ năm 2024, có hiệu lực từ 01/7/2025, tạo ra khung pháp lý để giải bài toán này. Song thể chế chỉ phát huy tác dụng khi có đội ngũ nhân lực đủ năng lực thực thi. Phát triển đội ngũ nhân lực lưu trữ đủ năng lực số là điều kiện để Luật đi vào thực tiễn và để dữ liệu nhà nước thực sự trở thành tài nguyên quản trị, không chỉ là kho lưu trữ thụ động.

Trong dài hạn, phát triển nguồn nhân lực lưu trữ cần được nhìn nhận như một cấu phần không tách rời của các chiến lược chuyển đổi số quốc gia đã được xác lập, từ Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đến Chương trình Chuyển đổi số quốc gia và Chiến lược dữ liệu quốc gia đến năm 2030. Nếu các chiến lược, chương trình chuyển đổi số tiếp tục được xây dựng theo hướng ưu tiên hạ tầng kỹ thuật, số hóa đầu vào mà chưa đặt đúng vị trí của nhân lực lưu trữ trong chuỗi giá trị dữ liệu thì khoảng cách giữa tỷ lệ số hóa và tỷ lệ khai thác, sử dụng dữ liệu sẽ khó được thu hẹp. Do đó, các kiến nghị về định vị lại vị trí việc làm, đào tạo lại, xây dựng khung năng lực và thu hút nhân lực liên ngành cần được xem là một phần cấu thành, chứ không phải yếu tố bổ trợ, của lộ trình quản trị dữ liệu quốc gia trong giai đoạn tới.

_________________

Ngày nhận bài: 17/7/2026; Ngày bình duyệt:14/8/2026; Ngày quyết định đăng: 28/8/2026.

Email tác giả: lethutrang2412@gmail.com

Tài liệu tham khảo

Bộ Nội vụ (2024a). Thông tư số 05/2024/TT-BNV ngày 27/6/2024 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn, điều kiện xét thăng hạng lên hạng II và lên hạng I đối với viên chức hành chính, viên chức văn thư, viên chức lưu trữ.

Bộ Nội vụ (2024b). Thông tư số 09/2024/TT-BNV ngày 26/7/2024 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và định mức số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực lưu trữ.

Bộ Thông tin và Truyền thông (28/12/2023). Báo cáo kết quả chuyển đổi số quốc gia năm 2023 (trình Phiên họp thứ bảy Ủy ban Quốc gia về chuyển đổi số).

Bộ Thông tin và Truyền thông (10/2024). Báo cáo số 182/BC-BTTTT về kết quả chuyển đổi số quốc gia Quý III năm 2024.

Quốc hội (2024). Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025).

Trần Thị Hà (2025). Phát triển nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số theo tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW về đổi mới sáng tạo, khoa học công nghệ và chuyển đổi số quốc gia - góc nhìn thực tiễn và định hướng chính sách. Tạp chí Tổ chức Nhà nước và Lao động. https://tcnnld.vn/news/detail/68901.